Schritt 5: Einteilen & informieren

Einteilen

1. Klicke links beim Hauptmenü auf «Helfer». Dort siehst du alle bereits registrierten Helfer.
2. Zusätzlich kannst du Helfer importieren von z.B. einer Mitgliederliste deines Vereins. Klicke dazu auf «importieren».
3. Klicke dazu auf «Vorlage herunterladen» und füge die Angaben deiner Mitglieder in die Vorlage ein. Speichere die Excel-Liste ab.
4. Klicke auf «Datei auswählen» und öffne die ausgefüllte Excel-Mitgliederliste.
5. Die Helfer sind nun mit allen Angaben importiert.
6. Um nicht zugewiesene Helfer in Schichten einzuteilen, klicke links beim Hauptmenü auf «Schichten».
7. Suche die gewünschte Schicht, und klicke auf «Zuteilen». Unterhalb der Überschrift «Neue Helfer zuweisen» sind alle Helfer aufgelistet.
8. Helfer, die noch nicht zugewiesen sind, kann man anwählen. Klicke nun auf «Helfer zuweisen». Der Helfer ist jetzt der Schicht zugeteilt.

Informieren

1. Um Einsatzpläne zu exportieren, klicke links beim Hauptmenü auf «Schichten». Du kannst folgende Listen exportieren:
   • Einen Gesamteinsatzplan mit allen Helfern, Organisationen, Orten und Kategorien.
   • Einen Einsatzplan gefiltert nach einer bestimmten Organisation (Verein). Beispiel: Wenn bei deinem Event Mitglieder vom Fussballclub und vom Turnverein mithelfen, kannst du einen Einsatzplan nur für die Fussballer exportieren.
   • Einen Einsatzplan gefiltert nach einem bestimmten Ort. Beispiel: Wenn bei deinem Fasnachtsanlass die drei Festzelte Kaffeezelt, Schlagerzelt und Elektrozelt vorhanden sind, kannst du einen Einsatzplan nur für die Helfer des Schlagerzelt exportieren.
   • Einen Einsatzplan gefiltert nach einer bestimmten Kategorie (Ressort). Wenn bei deinem Event die Ressorts Festwirtschaft, Sicherheit und Logistik benötigt werden, kannst du einen Einsatzplan nur für die Helfer der Festwirtschaft exportieren.
2. Wähle die Kategorie, den Event, den Zeitraum, die Schichten und ob du die Liste als PDF oder Excel wünschst. Klicke auf «Export», du hast nun deinen massgeschneiderten Einsatzplan.
3. Klicke links beim Hauptmenü auf «Nachrichten». Dort kannst du Serienbriefe gestalten, als PDF exportieren und danach in physischer Form an die Helfer versenden.