Schritt 5: Einteilen & informieren

Einteilen

1. Klicke links beim Hauptmenü auf «Helfer». Dort siehst du alle bereits registrierten Helfer.
2. Zusätzlich kannst du Helfer importieren von z.B. einer Mitgliederliste deines Vereins. Klicke dazu auf «importieren».
3. Klicke dazu auf «Vorlage herunterladen» und füge die Angaben deiner Mitglieder in die Vorlage ein. Speichere die Excel-Liste ab.
4. Klicke auf «Datei auswählen» und öffne die ausgefüllte Excel-Mitgliederliste.
5. Die Helfer sind nun mit allen Angaben importiert.
6. Um nicht zugewiesene Helfer in Schichten einzuteilen, klicke links beim Hauptmenü auf «Schichten».
7. Suche die gewünschte Schicht, und klicke auf «Zuteilen». Unterhalb der Überschrift «Neue Helfer zuweisen» sind alle Helfer aufgelistet.
8. Helfer, die noch nicht zugewiesen sind, kann man anwählen. Klicke nun auf «Helfer zuweisen». Der Helfer ist jetzt der Schicht zugeteilt.
9. Den manuell zugeteilten Helfern wird kein automatisches Bestätigungsmail versendet. Um trotzdem eine Bestätigung zu senden, siehe Fragen und Antworten: „Wie versende ich eine Bestätigung an manuell zugeteilte Helfer?“.

Informieren

Einsatzpläne exportieren

1. Um Einsatzpläne zu exportieren, klicke links beim Hauptmenü auf «Schichten». Du kannst folgende Listen exportieren:
   • Einen Gesamteinsatzplan mit allen Helfern, Organisationen, Orten und Kategorien.
   • Einen Einsatzplan gefiltert nach einer bestimmten Organisation (Verein). Beispiel: Wenn bei deinem Event Mitglieder vom Fussballclub und vom Turnverein mithelfen, kannst du einen Einsatzplan nur für die Fussballer exportieren.
   • Einen Einsatzplan gefiltert nach einem bestimmten Ort. Beispiel: Wenn bei deinem Fasnachtsanlass die drei Festzelte Kaffeezelt, Schlagerzelt und Elektrozelt vorhanden sind, kannst du einen Einsatzplan nur für die Helfer des Schlagerzelt exportieren.
   • Einen Einsatzplan gefiltert nach einer bestimmten Kategorie (Ressort). Wenn bei deinem Event die Ressorts Festwirtschaft, Sicherheit und Logistik benötigt werden, kannst du einen Einsatzplan nur für die Helfer der Festwirtschaft exportieren.
2. Wähle die Kategorie, den Event, den Zeitraum, die Schichten und ob du die Liste als PDF oder Excel wünschst. Klicke auf «Export», du hast nun deinen massgeschneiderten Einsatzplan.

Serienbriefe gestalten

1. Klicke im Hauptmenü links auf «Nachrichten».
2. Wähle den Bereich «Serienbriefe». Dort kannst du den Brieftext frei gestalten und bearbeiten.
3. Unter «Platzhalter» findest du verschiedene Bausteine wie [Vorname], [Einsatz], [Geplante Schicht] oder [Standort]. Diese werden beim Export für jeden Helfer automatisch durch die entsprechenden Daten ersetzt.
4. Wähle im Filter rechts den gewünschten Event, die Organisation und die Kategorie aus.
5. Klicke auf «Als PDF exportieren», um den Serienbrief zu erstellen.
6. Überprüfe das generierte PDF. Falls Anpassungen nötig sind, kannst du die Vorlage bearbeiten und den Serienbrief erneut exportieren.
7. Drucke die Briefe aus und versende sie per Post an die Helfer.

Serienmails versenden

1. Klicke im Hauptmenü links auf «Nachrichten».
2. Wähle den Bereich «E-Mails». Dort kannst du frei eine Serienmail gestalten.
3. Unter «Platzhalter» findest du verschiedene Bausteine wie beispielsweise [Vorname], [Einsatz] oder [Schichttabelle]. Diese werden beim Senden für jeden Helfer automatisch durch die entsprechenden Daten ersetzt. Die Schichttabelle enthält alle Schichten, die im gewählten Filter berücksichtigt werden.
4. Wähle im Filter den gewünschten Event, die Organisation, die Kategorie sowie die relevanten Schichten aus.
5. Klicke auf «Vorschau», um die E-Mail vor dem Versand zu kontrollieren.
6. Mit «Testmail an Admin» kannst du dir selbst eine Test-E-Mail senden lassen.
7. Alle versendeten E-Mails werden automatisch unten im Versandprotokoll erfasst und dokumentiert.