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Helfer einladen

Sie können Helfer auf verschiedene Arten zu Ihren Events einladen. EventReady bietet mehrere flexible Optionen für die Helfergewinnung.

1. Manuell einladen​

Schritt-für-Schritt Anleitung​

  1. Gehen Sie zu "Helfer" → "Helfer hinzufügen"
  2. Geben Sie Name und E-Mail-Adresse ein
  3. Optional: Telefonnummer und weitere Kontaktdaten
  4. Senden Sie eine Einladung per E-Mail

Vorteile​

  • Persönliche Ansprache möglich
  • Kontrolle über die Einladungsliste
  • Sofortige Benachrichtigung

Screenshot: Helfer manuell einladen

  1. Kopieren Sie den Einladungslink aus dem Event
  2. Versenden Sie ihn per E-Mail oder Messenger
  3. Helfer können sich selbst registrieren
  4. Sie erhalten eine Benachrichtigung über neue Registrierungen
  • Im Event-Dashboard unter "Helfer einladen"
  • In den Event-Einstellungen
  • Über die "Teilen" Funktion

Screenshot: Einladungslink

3. Import per Excel/CSV​

Vorbereitung der Datei​

Bereiten Sie eine Excel- oder CSV-Datei mit folgenden Spalten vor:

  • Vorname: Vorname des Helfers
  • Nachname: Nachname des Helfers
  • E-Mail: E-Mail-Adresse (Pflichtfeld)
  • Telefon: Telefonnummer (optional)
  • Kategorie: Bevorzugte Schichtkategorie (optional)

Import durchführen​

  1. Gehen Sie zu "Helfer" → "Import"
  2. Laden Sie die Datei hoch
  3. Überprüfen Sie die Daten
  4. Bestätigen Sie den Import
  5. Einladungen werden automatisch versendet

Screenshot: Helferimport

4. Massen-Einladungen​

Nach Kategorien filtern​

  • Laden Sie Helfer für bestimmte Schichtkategorien ein
  • Beispiel: Nur Helfer für "Aufbau" oder "Verpflegung"
  • Spart Zeit bei der gezielten Ansprache

Nach Verfügbarkeit​

  • Laden Sie Helfer für bestimmte Zeiträume ein
  • Berücksichtigt bereits geplante Schichten
  • Vermeidet Überlappungen

5. Einladungsverwaltung​

Status verfolgen​

  • Gesendet: Einladung wurde versendet
  • Angesehen: Helfer hat die E-Mail geöffnet
  • Registriert: Helfer hat sich angemeldet
  • Abgelehnt: Helfer hat abgesagt

Nachfassaktionen​

  • Automatische Erinnerungen nach 3 Tagen
  • Zweite Einladung nach 1 Woche
  • Persönliche Nachfrage bei wichtigen Helfern

6. Best Practices​

Timing​

  • 4-6 Wochen vorher: Erste Einladungen versenden
  • 2-3 Wochen vorher: Erinnerungen senden
  • 1 Woche vorher: Finale Bestätigungen

Kommunikation​

  • Klare Anweisungen: Was wird erwartet?
  • Zeitangaben: Wann und wo?
  • Kontaktperson: Wer ist Ansprechpartner?
  • Danke: Wertschätzung ausdrücken

Motivation​

  • Event-Hintergrund: Warum ist das Event wichtig?
  • Team-Spirit: Gemeinschaftserlebnis betonen
  • Benefits: Was haben Helfer davon?
  • Flexibilität: Verschiedene Zeitoptionen anbieten

7. Häufige Fragen​

Kann ich Einladungen bearbeiten?​

Ja, Sie können Einladungen vor dem Versenden bearbeiten oder nachträglich anpassen.

Was passiert bei doppelten E-Mail-Adressen?​

EventReady erkennt Duplikate automatisch und verhindert mehrfache Einladungen.

Kann ich Einladungen zurückziehen?​

Ja, Sie können Einladungen stornieren, bevor sich der Helfer registriert hat.

Wie kann ich die Einladungsrate verbessern?​

  • Persönliche Ansprache
  • Klare Informationen
  • Rechtzeitige Einladungen
  • Mehrere Kontaktmöglichkeiten

Nächste Schritte​