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Erstes Event anlegen

Nach der Einrichtung Ihres Kontos können Sie Ihr erstes Event in EventReady erstellen. Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess.

Übersicht​

Ein Event in EventReady besteht aus mehreren Komponenten:

  • Event-Details: Grundinformationen über die Veranstaltung
  • Schichten: Verschiedene Aufgaben und Zeiträume
  • Helfer: Registrierte Teilnehmer für die Schichten
  • Kommunikation: Nachrichten und Benachrichtigungen

Schritt 1: Event erstellen​

1.1 Event-Dashboard öffnen​

  1. Melden Sie sich bei EventReady an
  2. Klicken Sie auf "Events" in der Hauptnavigation
  3. Klicken Sie auf "Neues Event erstellen"

Screenshot: Event-Dashboard

1.2 Grundinformationen eingeben​

Füllen Sie das Event-Formular aus:

Pflichtfelder​

  • Event-Name: Ein aussagekräftiger Name für Ihre Veranstaltung
  • Datum: Start- und Enddatum des Events
  • Ort: Veranstaltungsort mit vollständiger Adresse
  • Beschreibung: Kurze Beschreibung des Events

Optionale Felder​

  • Event-Bild: Logo oder Bild des Events
  • Website: Link zur Event-Website
  • Kontakt: Ansprechpartner für Fragen
  • Maximale Teilnehmer: Begrenzung der Teilnehmerzahl

Screenshot: Event-Formular

1.3 Event speichern​

Klicken Sie auf "Event erstellen" um das Event zu speichern.

Schritt 2: Schichten definieren​

2.1 Schicht-Kategorien erstellen​

Bevor Sie Schichten anlegen, definieren Sie Kategorien:

  1. Gehen Sie zu "Schichten" → "Kategorien"
  2. Klicken Sie auf "Neue Kategorie"
  3. Beispiele für Kategorien:
    • Aufbau: Vorbereitung und Aufbau
    • Betrieb: Während des Events
    • Abbau: Nach dem Event
    • Verpflegung: Catering und Getränke
    • Sicherheit: Sicherheitsdienst

Screenshot: Schicht-Kategorien

2.2 Schichten anlegen​

  1. Gehen Sie zu "Schichten" → "Schicht erstellen"
  2. Füllen Sie die Schicht-Details aus:

Schicht-Informationen​

  • Titel: Name der Schicht (z.B. "Aufbau - Zelt aufstellen")
  • Kategorie: Wählen Sie eine der erstellten Kategorien
  • Datum: Datum der Schicht
  • Startzeit: Beginn der Schicht
  • Endzeit: Ende der Schicht
  • Anzahl Helfer: Benötigte Anzahl von Helfern
  • Beschreibung: Detaillierte Beschreibung der Aufgaben

Erweiterte Optionen​

  • Qualifikationen: Benötigte Fähigkeiten
  • Mindestalter: Altersbeschränkung
  • Ausstattung: Benötigte Ausrüstung
  • Treffpunkt: Wo sich die Helfer treffen

Schritt 3: Helfer einladen​

3.1 Helfer registrieren​

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Helfer hinzuzufügen:

Manuell hinzufügen​

  1. Gehen Sie zu "Helfer" → "Helfer hinzufügen"
  2. Füllen Sie die Kontaktdaten aus
  3. Senden Sie eine Einladung per E-Mail

CSV-Import​

  1. Bereiten Sie eine CSV-Datei mit Helferdaten vor
  2. Gehen Sie zu "Helfer" → "Import"
  3. Laden Sie die Datei hoch
  4. Überprüfen Sie die Daten und bestätigen Sie den Import

Selbstregistrierung​

  1. Teilen Sie den Registrierungslink mit potenziellen Helfern
  2. Helfer können sich selbst registrieren
  3. Sie erhalten eine Benachrichtigung über neue Registrierungen

Screenshot: Helfer einladen

3.2 Helfer zu Schichten zuweisen​

  1. Gehen Sie zu "Helfer" → "Schichtzuweisungen"
  2. Wählen Sie eine Schicht aus
  3. Klicken Sie auf "Helfer zuweisen"
  4. Wählen Sie verfügbare Helfer aus
  5. Bestätigen Sie die Zuweisung

Schritt 4: Kommunikation einrichten​

4.1 Nachrichten erstellen​

  1. Gehen Sie zu "Nachrichten" → "Neue Nachricht"
  2. Wählen Sie den Empfängerkreis:
    • Alle Helfer
    • Bestimmte Schicht
    • Bestimmte Kategorie
    • Einzelne Helfer

4.2 Nachrichten-Templates​

Erstellen Sie wiederverwendbare Templates:

  • Willkommensnachricht für neue Helfer
  • Erinnerungen vor dem Event
  • Danke-Nachricht nach dem Event

Schritt 5: Event verwalten​

5.1 Dashboard überwachen​

Das Event-Dashboard zeigt Ihnen:

  • Anzahl registrierter Helfer
  • Besetzte vs. freie Schichten
  • Anstehende Aufgaben
  • Letzte Aktivitäten

5.2 Anpassungen vornehmen​

  • Schichten bearbeiten oder löschen
  • Helfer umplanen
  • Neue Schichten hinzufügen
  • Event-Details aktualisieren

Nächste Schritte​

Tipps für den Erfolg​

Planung​

  • Früh beginnen: Planen Sie mindestens 4-6 Wochen im Voraus
  • Puffer einbauen: Planen Sie 10-20% mehr Helfer als benötigt
  • Flexibilität: Halten Sie einige Schichten flexibel

Kommunikation​

  • Regelmässige Updates: Informieren Sie Helfer über Änderungen
  • Klare Anweisungen: Geben Sie präzise Informationen zu Aufgaben
  • Feedback sammeln: Fragen Sie nach Verbesserungsvorschlägen

Organisation​

  • Kategorien nutzen: Gruppieren Sie ähnliche Aufgaben
  • Qualifikationen berücksichtigen: Weisen Sie Helfer entsprechend ihrer Fähigkeiten zu
  • Dokumentation: Halten Sie wichtige Informationen schriftlich fest

Häufige Fragen​

Kann ich ein Event nach der Erstellung noch ändern?​

Ja, Sie können alle Event-Details jederzeit bearbeiten. Beachten Sie, dass Änderungen an Schichten alle betroffenen Helfer benachrichtigt werden.

Wie kann ich Helfer für mehrere Schichten einplanen?​

Sie können einen Helfer für mehrere Schichten zuweisen. EventReady prüft automatisch auf Überlappungen und warnt Sie bei Konflikten.

Was passiert, wenn ein Helfer absagt?​

Sie können den Helfer aus der Schicht entfernen und einen Ersatz zuweisen. EventReady sendet automatisch Benachrichtigungen an alle Beteiligten.

Kann ich Schichten kopieren?​

Ja, Sie können Schichten duplizieren und für andere Tage oder Zeiten anpassen. Das spart Zeit bei der Planung ähnlicher Events.